Auftragsbearbeitungsvertrag

Wir bearbeiten die Personendaten, die bei Ihrer Nutzung von AlpenVoice anfallen, für die Dauer des Vertrags über AlpenVoice.

Telefongespräche durch KI-Agenten entgegennehmen und führen, aufzeichnen, in Text umwandeln und zusammenfassen, Termine buchen, Kampagnen durchführen sowie die Ergebnisse speichern und Ihnen anzeigen.

• Anrufende und angerufene Kontakte: Telefonnummer, Name, Stimme und Gesprächsinhalt, Anliegen, Termin- und Rückrufwünsche sowie weitere Angaben, die im Gespräch genannt werden.
• Kontakte in Ihren Listen: Name, Telefonnummer und weitere Angaben, die Sie hochladen.
• Ihre Mitarbeitenden: Konto- und Anmeldedaten.

Besonders schützenswerte Personendaten, zum Beispiel über die Gesundheit, fallen nur an, wenn Sie AlpenVoice dafür einsetzen. Sie stellen sicher, dass das zulässig ist.

Wir bearbeiten die Daten nur nach Ihren Weisungen. Ihre Einstellungen im Dashboard gelten als Weisung. Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, teilen wir Ihnen das mit.

Personen, die bei uns Zugriff auf die Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

• verschlüsselte Übertragung (HTTPS) für alle Verbindungen
• Server in Deutschland mit Firewall
• Passwörter nur als Hash, Zugangsschlüssel zu verbundenen Diensten verschlüsselt
• Daten jedes Firmenkontos getrennt, Zugriff nur für berechtigte Personen
• Protokollierung von Anmeldungen und wichtigen Kontoänderungen
• Löschfunktionen für einzelne Anrufe, alle Anrufe, das Firmenkonto und automatische Löschfristen im KI-Empfang

Sie sind einverstanden, dass wir folgende Unterauftragsbearbeiter einsetzen:

• Hetzner Online GmbH (Deutschland): Server und Datenbank, Rechenzentrum in Nürnberg
• Twilio (USA): Telefonie und Speicherung der Gesprächsaufzeichnungen
• Speechmatics (Grossbritannien, Verarbeitung in der EU): Umwandlung der Sprache in Text
• Google (Gemini) (USA): Antworten des Agenten und Zusammenfassungen nach dem Gespräch
• Cartesia (USA): Sprachausgabe (Stimme des Agenten)
• Resend (USA): Versand von E-Mails, zum Beispiel der Zusammenfassung nach jedem Anruf
• Stripe (Irland und USA): Zahlungsabwicklung für Abos
• Microsoft (Irland und USA): nur wenn Sie sich mit Microsoft anmelden oder Ihren Outlook-Kalender verbinden

Wir verpflichten sie zu gleichwertigem Datenschutz. Neue oder andere Unterauftragsbearbeiter kündigen wir mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail an. Sie können aus wichtigem Grund widersprechen und den Vertrag auf diesen Zeitpunkt kündigen.

Für die Bekanntgabe in die USA und nach Grossbritannien gelten die Garantien, die in der Datenschutzerklärung beschrieben sind.

Wir unterstützen Sie, wenn betroffene Personen ihre Rechte geltend machen, zum Beispiel mit den Export- und Löschfunktionen im Dashboard, und im angemessenen Rahmen bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und Meldungen an Behörden.

Stellen wir eine Verletzung der Datensicherheit fest, die Ihre Daten betrifft, informieren wir Sie so rasch als möglich und geben Ihnen die Informationen, die Sie für eine allfällige Meldung brauchen.

Sie können Ihre Daten jederzeit selbst exportieren und löschen. Löschen Sie Ihr Konto oder Ihr Firmenkonto, löschen wir alle zugehörigen Daten sofort, auch die Gesprächsaufzeichnungen bei unserem Telefonie-Dienstleister. Ausgenommen sind Daten, die wir von Gesetzes wegen aufbewahren müssen, etwa Rechnungen.

Auf Anfrage geben wir Ihnen die Informationen, die Sie brauchen, um die Einhaltung dieses Vertrags zu prüfen. Weitergehende Kontrollen vereinbaren wir im Einzelfall.

Fragen zur Auftragsbearbeitung: info@recica-solutions.ch